Geplaatst op door Peter

De boekhouding van de afdeling



Rechtbank Amsterdam 20 september 2017
ECLI:NL:RBAMS:2017:6823

In deze zaak besluit de Bond een centraal boekhoudingssysteem in te voeren om te voldoen aan de vereisten voor BTW aangifte. De afdelingen moeten alle gegevens daarin invoeren, ofwel alle stukken (inkoopfacturen, verkoopfacturen, alle afschriften, etc. ) aanleveren bij de Bond zodat de Bond de gegevens kan invoeren. Het bestuur van één van de afdelingen is niet overtuigd. 

“Voorshands is voldoende aannemelijk dat het besluit van het bondsbestuur om de financiële administratie in AFAS te voeren valt onder de omschrijving van de taken en verplichtingen van het bondsbestuur als bedoeld in artikel 17, lid 1, van de Statuten. Het betreft een strategische beslissing in de zin van artikel 11, lid 2, van de Statuten en het is bovendien een afdelingsoverschrijdende aangelegenheid als bedoeld in artikel 11, lid 3, sub m, van de Statuten. Uit deze artikelen volgt dan ook dat het bondsbestuur bevoegd is om dit besluit te nemen (en daarmee dat het besluit rechtsgeldig is genomen). “

Er is tot slot nog een opmerkelijke overweging over de evt. dwangsommen. “Tot slot [hebben de afdelingsbestuursleden] nog naar voren gebracht dat [zij] g ten onrechte niet in hun hoedanigheid als bestuurslid van de [afdeling]  zijn gedagvaard maar als privépersonen. [De afdelingsbestuursleden vragen] zich af wat er gebeurt als zij in dit vonnis op straffe van dwangsommen wordt veroordeeld tot afgifte van de gevraagde documenten en zij kort daarna [aftreden] als bestuurslid van [de afdeling].
Voorop gesteld wordt dat (het bestuur van) de [afdeling ] zelf geen rechtspersoonlijkheid heeft. Dit brengt met zich dat het voor de Bond alleen mogelijk is de bestuursleden van [de afdeling] als privépersonen te dagvaarden. Aan de toewijzing van de vorderingen zal wel de voorwaarde worden verbonden dat de veroordelingen genoemd onder 5.1. en 5.2. enkel gelden zolang [gedaagden gezamenlijk] bestuurslid van [de afdeling zijn]”. 

Vonnis in kort geding van 20 september 2017

in de zaak van
de vereniging BOND VAN VOLKSTUINDERS, []


tegen
1. [gedaagde 1] , 2. [gedaagde 2], 3. [gedaagde 3],
[]

Eiseres zal hierna de Bond worden genoemd. Gedaagden zullen afzonderlijk [gedaagde 1] , [gedaagde 2] en [gedaagde 3] en gezamenlijk (in enkelvoud) [gedaagden gezamenlijk] worden genoemd.

[]

2De feiten

2.1.

De Bond is een vereniging die het beheer voert over ongeveer 6.000 volkstuinen in Amsterdam, Ouder-Amstel, Landsmeer en Almere. De Bond wordt vertegenwoordigd door het bondsbestuur. De Bond heeft 29 afdelingen. Ieder tuinpark van de Bond vormt een afdeling, waaronder tuinpark Amstelglorie.
2.2.

In 2014 heeft het bestuur van de Bond besloten dat er voor alle afdelingen een centrale ledenadministratie en een centrale boekhouding ingevoerd dient te worden.
2.3.

In 2015 heeft de Belastingdienst aan de Bond meegedeeld dat zij, mede namens haar afdelingen, over de afgelopen vijf jaar en in de toekomst Btw-aangifte moet gaan doen.
2.4.

Het bestuur van de Bond heeft in 2015, na overleg met diverse afdelings-penningmeesters, besloten dat AFAS als computerprogramma moet worden gebruikt voor de centrale financiële administratie. Het bondsbestuur heeft de afdelingen daarbij de keuze gegeven om ofwel zelf de administratie in AFAS in te voeren ofwel dit door de Bond te laten doen. Tijdens de bondsvergadering, bestaande uit de afgevaardigden van de afdelingen, op 10 december 2015 heeft het bondsbestuur het besluit besproken met de leden.


2.5.

Tijdens de bondsvergaderingen van 11 juni 2016 en 10 december 2016 is dit onderwerp nogmaals aan de orde gekomen.
2.6.

Bij brief van 29 juni 2017 heeft het bestuur van de Bond aan het bestuur van tuinpark Amstelglorie meegedeeld dat Amstelglorie verplicht is om het besluit tot invoering van haar financiële administratie in AFAS uit te voeren. Het bestuur van de Bond heeft Amstelglorie in deze brief onder meer verzocht om binnen twee weken te bevestigen dat het tuinpark per 1 augustus 2017 haar financiële administratie in AFAS gaat voeren. Het bestuur van de Bond heeft, voor zover van belang, in de brief verder aangegeven ervan uit te gaan dat penningmeester [gedaagde 2] binnen een week bij de afdeling Financiën de inloggegevens voor AFAS opvraagt en vervolgens binnen twee weken een afspraak maakt met die afdeling om de ingeboekte cijfers te bespreken.
2.7.

Bij brief van 5 juli 2017 heeft het bestuur van Amstelglorie onder meer aan de Bond bericht dat het bondsbestuur niet heeft laten weten waarom de huidige wijze van financiële administratievoering door Amstelglorie niet juist zou zijn. Het bestuur van Amstelglorie heeft verder meegedeeld dat zij haar administratie en jaarcijfers over 2016 tijdig en conform de aanwijzingen van het bondsbestuur heeft aangeleverd (zowel digitaal als op papier en met onderliggende stukken) en dat het haar dan ook verbaast waarom het bondsbestuur niet kan consolideren over 2016.
2.8.

Bij e-mailbericht van 11 juli 2017 heeft het bondsbestuur het bestuur van Amstelglorie nogmaals verzocht om uiterlijk op 14 juli 2017 schriftelijk te bevestigen dat Amstelglorie per 1 augustus 2017 haar financiële administratie in AFAS gaat voeren.
2.9.

Bij e-mailbericht van 18 juli 2017 heeft (de gemachtigde van) het bestuur van Amstelglorie onder meer meegedeeld dat hen onvoldoende is gebleken dat er alleen door invoering van de administratie in AFAS aan de fiscus kan worden gerapporteerd en kan worden geconsolideerd. In de brief heeft het afdelingsbestuur verder laten weten dat Amstelglorie het bondsbestuur tijdig haar (in een Algemene Ledenvergadering vastgestelde) jaarcijfers over 2016 heeft aangeleverd en dat het bondsbestuur op basis daarvan kan consolideren.

3Het geschil

3.1.

De Bond vordert samengevat – [gedaagden gezamenlijk] hoofdelijk te veroordelen om binnen één werkdag na betekening van dit vonnis aan de Bond te overhandigen:
  1. de kas van Amstelglorie met alle originele achterliggende stukken;
  2. kassen van alle commissies met originele achterliggende stukken;
  3. bankafschriften van tuinpark Amstelglorie met alle originele achterliggende stukken;
  4. alle originele inkoopfacturen;
  5. memorialen, indien aanwezig, met alle originele achterliggende stukken;
  6. alle verkoopfacturen;
  7. ledenadministratie.
De Bond vordert verder om [gedaagden gezamenlijk] hoofdelijk te veroordelen om na betekening van dit vonnis maandelijks per de tiende van de opvolgende maand alle financiële documenten en informatie die nodig zijn om een deugdelijke financiële administratie van de afdeling Amstelglorie te kunnen voeren in het AFAS systeem aan de Bond te overhandigen.
Tot slot vordert de Bond om de veroordelingen te versterken met dwangsommen, met veroordeling van [gedaagden gezamenlijk] in de proces- en nakosten van dit geding.

3.2.

De Bond stelt daartoe, kort gezegd, dat zij heeft besloten dat alle afdelingen de financiële administratie in AFAS moeten gaan voeren. Dit is een rechtsgeldig genomen besluit. Het bondsbestuur kan dit besluit eenzijdig nemen. Zij heeft daarvoor geen instemming van de afdelingen nodig. Desondanks is het besluit (in elk geval) tijdens de bondsvergadering op 10 december 2015 geaccordeerd door de leden.
[gedaagden gezamenlijk] weigert ten onrechte om aan dit besluit uitvoering te geven. Op grond van de artikelen 5, lid 1, en 13, lid 6, van de Statuten en artikel 8, lid 2, sub f, van het Afdelingsreglement dient [gedaagden gezamenlijk] evenwel de door de Bond genomen besluiten na te leven. Bovendien mag het afdelingsbestuur op grond van artikel 13, lid 6, van de Statuten geen beleid voeren dat in strijd is met het beleid van de Bond. [gedaagden gezamenlijk] zijn bovendien afdelingsbestuurders van een afdeling, die geen rechtspersoonlijkheid heeft. Zij hebben dus niet de vrijheid om zelf te beslissen om al dan niet in AFAS te gaan werken, aldus de Bond.
3.3.

[gedaagden gezamenlijk] voert verweer.
3.4.

Op de stellingen van partijen wordt hierna, voor zover van belang, nader ingegaan.

4De beoordeling

4.1.

De vordering van de Bond strekt tot afgifte van, kort gezegd, de financiële administratie van tuinpark Amstelglorie. Een dergelijke vordering is in kort geding slechts toewijsbaar indien voldoende aannemelijk is dat de bodemrechter de vordering eveneens toewijst en indien van de Bond niet kan worden gevergd dat zij de uitkomst van een bodemprocedure afwacht.
4.2.

Het spoedeisend belang van de Bond is aanwezig, nu zij de gevraagde bescheiden stelt nodig te hebben om de financiële administratie van tuinpark Amstelglorie zelf in AFAS in te kunnen voeren. Op die manier kan zij onder meer voldoen aan haar verplichting ten opzichte van de Belastingdienst om over de afgelopen vijf jaar en in de toekomst Btw-aangifte te doen.
4.3.

[gedaagden gezamenlijk] heeft zich ter zitting op het standpunt gesteld dat het besluit van het bestuur van de Bond om de financiële administratie in AFAS te gaan voeren niet rechtsgeldig is genomen. Voorafgaande aan de bondsvergadering van 10 december 2015 was dit besluit niet op de agenda vermeld. Bovendien was het bondsbestuur niet bevoegd om dit besluit zonder instemming van de bondsvergadering te nemen. De Bond heeft haar verplichting om Btw-aangifte te doen niet aangetoond en ook niet dat zij enkel door invoering van de financiële administratie in AFAS aan haar verplichting ten opzichte van de Belastingdienst kan voldoen. Bovendien staat nergens in de Statuten dat de Bond haar jaarrekening dient te centraliseren of consolideren. Daar komt bij dat het bestuur van Amstelglorie begin 2017 de jaarcijfers over 2016 volgens haar eigen boekhoudsysteem heeft aangeleverd. Daarmee heeft zij aan haar verplichtingen voldaan. De Bond heeft dan ook geen redelijk doel of belang bij haar besluit. Op grond van artikel 13, lid 7, van de Statuten is het afdelingsbestuur voor haar eigen afdelingsbeleid verantwoording verschuldigd aan de Afdelingsvergadering. Dat geldt ook voor wat de afdeling doet met de gelden en heffingen die zij aan de Afdelingsleden mag opleggen. Dat geld is doelvermogen voor de Afdeling en niet voor de Bond (zoals volgt uit artikel 13, lid 13, van de Statuten), aldus [gedaagden gezamenlijk]
4.4.

In geschil is de vraag of het besluit van het bestuur van de Bond om de financiële administratie in AFAS te (gaan) voeren bevoegd (en daarmee rechtsgeldig) is genomen en (vervolgens) of tuinpark Amstelglorie gehouden is om dat besluit uit te voeren.
4.5.

In artikel 11, lid 2, van de Statuten is bepaald dat het bondsbestuur verantwoordelijk is voor het nemen van alle strategische en tactische beslissingen met betrekking tot het door de Bond voorgestane beleid van de Bond. In lid 3 van dit artikel is, voor zover van belang, bepaald dat het bondsbestuur meer in het bijzonder als taak en bevoegdheid heeft het coördineren van afdelingsoverschrijdende aangelegenheden (sub m).
4.6.

In artikel 13, lid 2, van de Statuten is bepaald dat een afdeling de belangen van haar tuinpark behartigt en de zaken regelt die uitsluitend de eigen afdeling betreffen. De taken en bevoegdheden van de afdelingen zijn vastgesteld in het Afdelingsreglement. Ingevolge lid 6 van dit artikel is een afdelingsbestuur binnen haar afdeling belast met het uitvoeren en handhaven van het bondsbeleid, zoals dat door het bondsbestuur aan het afdelingsbestuur is gemandateerd. Daarnaast voert een afdeling een op haar eigen afdeling gericht afdelingsbeleid, welk afdelingsbeleid niet in strijd mag zijn met het beleid van de Bond.
In artikel 13, lid 7, van de Statuten is bepaald dat het afdelingsbestuur voor de door het bondsbestuur gemandateerde taken en bevoegdheden verantwoording verschuldigd is aan het bondsbestuur. Voor het eigen afdelingsbeleid is het afdelingsbestuur verantwoording verschuldigd aan de afdelingsvergadering.

4.7.

Ingevolge artikel 17, lid 1, van de Statuten is het bondsbestuur verplicht van de vermogenstoestand van de Bond en van alles betreffende de werkzaamheden van de Bond, naar de eisen die voortvloeien uit deze werkzaamheden, op zodanige wijze administratie te voeren en daartoe behorende boeken, bescheiden en andere gegevensdragers op zodanige wijze te bewaren dat te allen tijde de rechten en verplichtingen van de Bond kunnen worden gekend.
4.8.

Overwogen wordt als volgt. Voorshands is voldoende aannemelijk dat het besluit van het bondsbestuur om de financiële administratie in AFAS te voeren valt onder de omschrijving van de taken en verplichtingen van het bondsbestuur als bedoeld in artikel 17, lid 1, van de Statuten. Het betreft een strategische beslissing in de zin van artikel 11, lid 2, van de Statuten en het is bovendien een afdelingsoverschrijdende aangelegenheid als bedoeld in artikel 11, lid 3, sub m, van de Statuten. Uit deze artikelen volgt dan ook dat het bondsbestuur bevoegd is om dit besluit te nemen (en daarmee dat het besluit rechtsgeldig is genomen). In tegenstelling tot hetgeen [gedaagden gezamenlijk] stelt, is niet gebleken dat daarvoor (tevens) toestemming van de bondsvergadering, bestaande uit de afgevaardigden van de afdelingen, nodig is. Ook de door [gedaagden gezamenlijk] aangevoerde omstandigheid dat dit besluit voorafgaand aan de bondsvergadering van 10 december 2015 niet op de agenda was vermeld, doet dus niet af aan de rechtsgeldigheid van het besluit. Ook kan [gedaagden gezamenlijk] niet in haar stelling worden gevolgd dat zij rauwelijks met dit besluit is geconfronteerd en rauwelijks is gedagvaard, nu blijkens de verslagen van de bondsvergaderingen van 10 december 2015, 11 juni 2016 en 10 december 2016 meerdere malen (uitvoerig) is gesproken over dit onderwerp en de onder rechtsoverwegingen 2.4 tot en met 2.8 genoemde correspondentie tussen partijen is gevoerd.
4.9.

[gedaagden gezamenlijk] heeft in dit verband verder naar voren gebracht dat het bondsbestuur ook op grond van artikel 11, lid 8, van de Statuten niet bevoegd was om dit besluit te nemen, nu de kosten die gepaard gaan met de invoering van AFAS € 119.000,- bedragen en daarmee de vastgestelde begroting met meer dan 5% overschrijden.
4.10.

In artikel 11, lid 8, van de Statuten is bepaald dat het bondsbestuur niet bevoegd is beslissingen te nemen waarvan de financiële verplichtingen de voor dat boekjaar vastgestelde begroting in totaal met meer dan 5% overschrijden. [gedaagden gezamenlijk] stelt weliswaar dat invoering van AFAS gepaard gaat met € 119.000,- aan kosten, maar laat na om die stelling nader te onderbouwen. De Bond betwist daarentegen dat die kosten door de invoering van AFAS (in een boekjaar) verschuldigd zouden zijn. Het is de voorzieningenrechter ook anderszins niet gebleken dat dit het geval zou zijn.
4.11.

Nu sprake is van een rechtsgeldig besluit van het bondsbestuur, is het afdelingsbestuur van Amstelglorie gehouden om dit besluit uit te voeren. Uit de artikelen 5, lid 1, onder a, van de Statuten en 8, lid 2, sub f, van het Afdelingsreglement volgt immers dat [gedaagden gezamenlijk] , als afdelingsbestuurslid en als afzonderlijk lid van de Bond, gehouden is om besluiten van het bondsbestuur na te leven. De weigering van [gedaagden gezamenlijk] om het besluit van het bondsbestuur uit te voeren is bovendien in strijd met het bondsbeleid, hetgeen niet is toegestaan op grond van artikel 13, lid 6, van de Statuten.
Daarbij komt dat ter zitting is gebleken dat niet alle leden van Amstelglorie gelukkig zijn met het standpunt van het bestuur en getracht hebben een extra ledenvergadering te beleggen, hetgeen op formele gronden is geweigerd. Verder is het bestuur niet compleet, zo is er geen voorzitter. Het komt de voorzieningenrechter voor dat het bestuur voldoende draagkracht moet hebben voor haar beleid en daartoe met haar leden op een lijn moet zien te komen.

4.12.

De vordering tot afgifte van de gevraagde bescheiden alsmede de vordering om de benodigde documenten maandelijks aan het bondsbestuur te verschaffen, worden gelet op het vooroverwogene toegewezen. De Bond heeft immers toegelicht dat zij, bij weigering van het bestuur om AFAS te gebruiken, deze documenten nodig heeft om de financiële administratie van Amstelglorie zelf in AFAS in te kunnen voeren. Aangezien niet kan worden vastgesteld wie van de bestuursleden welke documenten onder zich heeft zal ieder van hen hoofdelijk worden veroordeeld.
4.13.

Tot slot heeft [gedaagden gezamenlijk] nog naar voren gebracht dat [gedaagde 1] , [gedaagde 2] en [gedaagde 3] in (het petitum van) de dagvaarding ten onrechte niet in hun hoedanigheid als bestuurslid van de afdeling Amstelglorie zijn gedagvaard maar als privépersonen. [gedaagden gezamenlijk] vraagt zich af wat er gebeurt als zij in dit vonnis op straffe van dwangsommen wordt veroordeeld tot afgifte van de gevraagde documenten en zij kort daarna aftreedt als bestuurslid van Amstelglorie.
4.14.

Voorop gesteld wordt dat (het bestuur van) de afdeling Amstelglorie zelf geen rechtspersoonlijkheid heeft. Dit brengt met zich dat het voor de Bond alleen mogelijk is de bestuursleden van Amstelglorie als privépersonen te dagvaarden. Aan de toewijzing van de vorderingen zal wel de voorwaarde worden verbonden dat de veroordelingen genoemd onder 5.1. en 5.2. enkel gelden zolang [gedaagden gezamenlijk] bestuurslid van Amstelglorie is.
4.15.

De gevorderde dwangsom zal worden beperkt en gemaximeerd als volgt.
4.16.

[gedaagden gezamenlijk] zal als de grotendeels in het ongelijk gestelde partij in de proceskosten worden veroordeeld. De kosten aan de zijde van de Bond worden begroot op:
[]
4.17.

De nakosten zullen worden toegewezen op de wijze zoals hierna in de beslissing vermeld.

5De beslissing

De voorzieningenrechter
5.1.

veroordeelt [gedaagde 1] , [gedaagde 2] en [gedaagde 3] hoofdelijk, zolang zij bestuurslid van de afdeling Amstelglorie zijn, om binnen één week na betekening van dit vonnis aan de Bond aan de [straat] te [plaats] de volgende documenten te overhandigen:
  1. de kas van Amstelglorie met alle originele achterliggende stukken;
  2. kassen van alle commissies met originele achterliggende stukken;
  3. bankafschriften van tuinpark Amstelglorie met alle originele achterliggende stukken;
  4. alle originele inkoopfacturen;
  5. memorialen, indien aanwezig, met alle originele achterliggende stukken;
  6. alle verkoopfacturen;
  7. ledenadministratie.
5.2.

veroordeelt [gedaagde 1] , [gedaagde 2] en [gedaagde 3] hoofdelijk, zolang zij bestuurslid van de afdeling Amstelglorie zijn, om na betekening van dit vonnis maandelijks per de tiende van de opvolgende maand alle financiële documenten en informatie die nodig zijn om een deugdelijke financiële administratie van de afdeling Amstelglorie te kunnen voeren in het AFAS systeem aan de Bond aan de [straat] te [plaats] te overhandigen;
5.3.

veroordeelt [gedaagden gezamenlijk] om aan de Bond een dwangsom te betalen van € 500,- voor iedere dag dat zij niet aan de in 5.1. en 5.2. uitgesproken veroordelingen voldoet, tot een maximum van € 10.000,- is bereikt;